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Fonction essentielle en entreprise, le contrôle de gestion a pour objectif d’améliorer l’équilibre financier et économique d’une entreprise. Pour cela, le contrôleur de gestion maîtrise les budgets, le calcul des différents coûts et l’élaboration des marges. Les missions d’un contrôleur, ou contrôleuse de gestion, consistent à surveiller les dépenses, les coûts et développer la rentabilité d’une entreprise. Il s’assure que la trésorerie de l’entreprise est dépensé correctement et que les budgets soient respectés. Cette fonction est malgré tout souvent mal maîtrisée par manque de temps ou de moyens. L’externalisation du contrôleur de gestion est le meilleur moyen d’améliorer vos performances financières à moindre coût.

 

1. Le gain d’économie de l’externalisation 

Externaliser signifie déléguer tout ou partie d’une activité de son entreprise. Très tendance ces dernières années, l’externalisation a permis aux entreprises d’économiser de nombreux coûts à plusieurs postes. Commercial, marketing, communication… La finance n’y a pas échappé. Des fonctions comme celle du comptable, des recruteurs, des assistants, ou encore des contrôleurs de gestion sont également concernées par l’externalisation.

Ce qui a séduit les entreprises dans l’externalisation est en premier lieu le gain d’économie que ce format de collaboration propose. En effet grâce à la délégation de services, les sociétés ne sont plus obligées de recruter de nouvelles personnes afin de réaliser certaines missions. C’est ici un gain financier, et également de confort, s’affranchissant de toutes les obligations légales et réglementaires lors d’une embauche. En ce sens l’externalisation est vue comme un complément facile à mettre en œuvre.

 

2. L’externalisation permet de réduire les coûts

La raison la plus convaincante de l’externalisation du contrôle de gestion est la réduction des coûts réels qu’elle entraîne. Un contrôleur consultant peut être en mesure de produire les mêmes services qu’un contrôleur de gestion interne à moindre coût. Notamment car il bénéficie d’économies d’échelle, qu’il peut répercuter sur ses clients.

Le coût d’une prestation en contrôle de gestion à l’avantage d’être transparent et facilement maîtrisable. 

 

3. L’externalisation est bénéfique pour la connaissance de l’entreprise

Externaliser le contrôle de gestion pour améliorer les connaissances de l'entreprise

Un autre avantage de l’externalisation du contrôle de gestion est le développement d’une expertise dont les entreprises clientes peuvent tirer parti. Exercer une activité pour des clients très divers donnerait à un fournisseur tiers une perspective que peu de clients pourraient égaler.

De plus, au fil du temps, les connaissances acquises grâce aux divers scénarios qu’il rencontre conduisent à des améliorations de la méthodologie et de la technique qu’il emploie. Ce qui améliore l’efficacité, permettant ainsi de nouvelles possibilités de réduction des coûts.

 

4. L’externalisation améliore la productivité

L’externalisation du contrôle de gestion de votre entreprise est aussi susceptible d’accroître la productivité de vos équipes. A commencer par la suppression des tâches non essentielles. Bien sûr, toutes les tâches nécessaires à la gestion d’une entreprise sont nécessaires, mais pas toutes de la même manière.

Par conséquent, le fait de pouvoir se concentrer sur les tâches réellement cruciales améliorera la productivité. Par exemple, le fait de devoir vérifier les coûts reportés par les services et les éventuelles erreurs est un frein, et non un investissement. C’est un exercice qu’un consultant sait très bien exécuter.

 

5. L’externalisation augmente l’objectivité

Choisir un consultant en contrôle de gestion présente l’avantage supplémentaire d’atténuer le népotisme en introduisant une certaine objectivité dans l’évaluation des dépenses. Le népotisme, c’est-à-dire le fait de favoriser la famille et les amis sur le lieu de travail, peut avoir des effets néfastes sur le moral des employés, ainsi que provoquer des frictions et du ressentiment. 

Le contrôle de gestion peut être également exposé notamment lors des évaluations budgétaires. Sélectionner un consultant externe permet de garder une distance et une objectivité nécessaire afin de bien interpréter les performances de l’entreprise.

 

6. L’externalisation permet d’atténuer les fraudes

Malheureusement, tout le monde n’est pas d’accord avec la vieille idée que « l’honnêteté est la meilleure politique ». Cela signifie que certaines notes de frais ou certains budgets peuvent être plus économiques que la réalité. Les inexactitudes terminologiques des notes de frais se présentent sous différentes formules. En voici quelques-unes :

  • Gonflement des dépenses
  • Déclarer les dépenses « en espèces » pour éviter de produire des reçus
  • Déguiser les dépenses non remboursables en dépenses légitimes
  • Fractionner une dépense pour éviter de se heurter à une limite ou à un « plafond ».
  • Demander le remboursement maximum autorisé en raison de la « perte » de reçus
  • Double facturation
  • Réclamation des dépenses personnelles

 

Les contrôleurs de gestion repèrent très rapidement les activités frauduleuses. Du fait de la distance avec l’entreprise, ils seront plus à même de remonter les défaillances et solliciter un terrain d’entente.

 

7. L’externalisation améliore le contrôle réglementaire

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De nombreuses entreprises sont soumises à des réglementations très strictes et souvent difficiles à respecter. Que ce soit en production, en finance, en recherche et développement ou pour d’autres activités.

Le rôle du contrôleur de gestion est de s’assurer la bonne réception des informations ainsi que leur provenance source. Cela incite les équipes internes à fournir les sources et le contexte des données. Permettant aux directions financières et générales de vérifier la bonne adéquation avec la réglementation.

 

8. L’externalisation améliore l’utilisation des outils de gestion

Le métier de consultant en contrôle de gestion consiste aussi à maîtriser les outils d’analyse et les outils métiers. Logiciels de gestion, logiciels bureautiques, logiciels métiers.

Cette connaissance des logiciels et des outils permettra aux équipes internes de découvrir de nouvelles utilisations. Ces précieux conseils améliorent la productivité quotidienne et permettent de débloquer des situations ou d’améliorer les process. Le contrôleur de gestion externalisé pourra également vous conseiller sur l’utilisation de vos outils. C’est une des valeurs ajoutées de mes prestations.

 

9. L’externalisation améliore les activités de reporting

Dans la lignée du point précédent, le contrôleur de gestion utilise quotidiennement des outils de reporting. Cette activité est souvent délaissée aux tâches secondaires en interne car entraînant trop de temps au profit de la production ou de la vente.

Pourtant les reportings sont essentiels pour bien piloter sa société. C’est primordial pour avoir une vision d’ensemble et prendre les bonnes décisions de gestion. Le contrôleur de gestion consultant a l’avantage de proposer des modèles de reporting éprouvés et efficaces. Mieux encore, leur expérience auprès de plusieurs organisations leur donne une vision globale de la communication interne. Ils pourront vous conseiller sur l’organisation et la construction des budgets et des autres reporting de gestion. 

 

10. L’externalisation améliore la centralisation des données

Avec un rôle à la fois central et une position extérieure, le consultant contrôleur de gestion a une place stratégique au sein des organisations. Il peut facilement évaluer les flux de communication et leurs efficacités. L’enjeu consiste à s’assurer du bon traitement des données, de la collecte à l’analyse en passant pour le reporting.

Pour cela, le contrôleur de gestion prévoit dans sa prestation des moyens de centraliser efficacement les informations. Il donnera des conseils d’organisation aux équipes qui pourront en tirer de meilleures méthodes de travail et une meilleure compréhension des contraintes de chacun.

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