Le Reporting consiste Ă  rendre compte des performances de l’entreprise, Ă  travers un rapport de donnĂ©es.

Il permet un Ă©tat des lieux en fonction d’indicateurs, il s’agit d’un outil de contrĂŽle et de communication, Ă  la diffĂ©rence du tableau de bord qui est un outil de pilotage.

☑ Le but du Reporting

Le Reporting rĂ©sulte d’un juste retour des dĂ©lĂ©gations qui ont Ă©tĂ© accordĂ©es entre deux niveaux de responsabilitĂ©s : par exemple un manager fait confiance Ă  un de ses collaborateurs en lui dĂ©lĂ©guant une mission, en contrepartie il lui demande un reporting de son activitĂ©, Ă  travers des indicateurs dĂ©finis au prĂ©alable. La prĂ©sentation de ce rapport permet de dĂ©finir ou d’ajuster la stratĂ©gie de l’entreprise.

Le Reporting est donc trĂšs utile pour informer la hiĂ©rarchie des rĂ©sultats d’un service, d’une activitĂ©, d’un produit, d’une entreprise, etc.

Le Reporting est également utilisé par les équipes qui peuvent ainsi analyser et comprendre leurs résultats et mettre en place des actions correctives en interne.

Reporting

☑ Les indicateurs à suivre (KPI)

La premiÚre étape pour créer un Reporting réside dans la recherche des indicateurs de performances, qui doivent remplir quatre caractéristiques :

  • La disponibilitĂ© : Être faciles Ă  obtenir.
  • La contingence : Être ancrĂ©s dans le contexte actuel, au niveau des attentes et de la situation.
  • La synthĂ©tisation : L’ensemble des indicaturs doit couvrir une image globale des activitĂ©s du service ou de la personne concernĂ©e.
  • La pertinence : RĂ©pondre au bon moment et aux besoins adĂ©quats.

Voici un article complémentaire pour bien définir ces indicateurs : Definir-les-bons-indicateurs-de-performance-kpi

Afin d’alimenter les indicateurs prĂ©citĂ©s, il faut bien entendu de la « matiĂšre », Ă  travers des donnĂ©es de qualitĂ© :

  • Des donnĂ©es existantes.
  • Des donnĂ©es accessibles aux personnes chargĂ©es de les collecter.
  • Des donnĂ©es rapides Ă  obtenir, dans les dĂ©lais impartis.

💡 Conseil : Pensez à noter ces informations pour chaque indicateur sous forme de tableau, elles vous seront utiles pour actualiser ou optimiser votre outil de Reporting :

    • La pĂ©riodicitĂ© de collecte.
    • La personne responsable de la collecte.
    • Le lieu et mode de collecte.
    • Le type d’information Ă  rĂ©cupĂ©rer.

☑ Quelques rùgles pour un rapport efficace

Un Reporting efficace est un Reporting utilisĂ©, ainsi ce rapport doit ĂȘtre simple et rapide Ă  interprĂ©ter.

Il existe quelques rĂšgles de base afin de crĂ©er un rapport pertinent, clair, et qui donne envie de s’impliquer.

đŸ”č La forme du rapport :

  • Le Reporting doit respecter la charte graphique du client / de l’entreprise.
  • Le Reporting doit ĂȘtre synthĂ©tique et visuel.
  • Le Reporting doit inclure des graphiques pertinents.
  • Le Reporting doit respecter un certains code couleurs (trop de couleurs rend le rapport illisible).

đŸ”č Sur le fond du rapport :

  • Le Reporting doit ĂȘtre comprĂ©hensible par tous les destinataires.
  • L’objectif du Reporting doit ĂȘtre correctement dĂ©fini et respectĂ©.
  • Le nombre d’indicateurs dans le Reporting doit ĂȘtre limitĂ© (« trop d’informations tue l’information »).
  • La procĂ©dure de recueil des donnĂ©es pour le Reporting doit ĂȘtre automatisĂ©e au maximum afin de limiter le risque d’erreur.
  • Il est judicieux de demander un avis externe pendant la crĂ©ation du Reporting, pour avoir un feedback avant de finaliser et prĂ©seter votre outil.

☑ Quels graphiques utiliser dans le Reporting ?

Vous pouvez insérer des types de graphiques différents dans votre Reporting : diagramme en barres, courbe, camembert, etc.

Mais vous devez toujours choisir un graphique en fonction des informations que vous souhaitez mettre en avant et celles qui sont secondaires pour l’analyse.

  • La rĂ©partition permet de visualiser les valeurs prises par une information, sur un rĂ©fĂ©rentiel donnĂ©. Par exemple la pyramide des Ăąges, qui peut ĂȘtre illustrĂ©e par un histogramme.
  • Afin de positionner un ensemble par rapport Ă  d’autres ensembles, on peut le reprĂ©senter Ă  l’aide d’un graphique Ă  barres.
  • Pour donner une Ă©volution, visualiser comment une information varie au fur et Ă  mesure du temps, les graphiques adĂ©quats sont les colonnes ou les courbes.
  • Pour mettre en Ă©vidence une corrĂ©lation entre 2 informations, on utilise la double courbe par exemple.
  • DĂ©composition d’informations : dans ce cas il s’agit de faire apparaitre la part relative des diffĂ©rents composants d’un ensemble, l’idĂ©al Ă©tant le camembert.

Les graphiques utilisĂ©s doivent dans tous les cas comporter titre/lĂ©gende/axes, ne pas ĂȘtre surchargĂ©s, disposer d’une Ă©chelle adaptĂ©e et bien distinguer les sĂ©ries entre elles le cas Ă©chĂ©ant.

De maniĂšre gĂ©nĂ©rale les histogrammes et barres doivent ĂȘtre utilisĂ©s pour les variables discrĂštes avec sĂ©ries courtes (jusqu’Ă  10 valeurs), et les courbes pour les variables continues avec sĂ©ries longues.

Il ne faut pas oublier non plus les autres Ă©lĂ©ments d’illustration autres que les graphiques classiques, c’est Ă  dire l’utilisation de symboles ou de codes couleurs Ă  l’intĂ©rieur des tableaux de bord, les cartographies, ou encore les avertisseurs colorĂ©s, avec mise en forme conditionnelle.

Tous ces outils doivent bien entendu servir la visualisation des donnĂ©es, qui reste l’objectif principal d’un Reporting efficace.

☑ Quel outil choisir pour construire un Reporting ?

Bien qu’il existe de nombreux logiciels de rapport de donnĂ©es en ligne : Pentaho, EMAsphere, MyReport, Bime Analytics, etc. Utiliser un logiciel en interne permet une mise en place et une utilisation plus flexible du Reporting et plus donc plus personnalisĂ©e et en accord avec les besoins spĂ©cifiques de l’entreprise.

Les outils les plus utilisés sont Excel, PowerBI et Looker Studio (Google). Il est également possible de se connecter à plusieurs sources de données différentes et de les combiner via ces outils.

Reporting

Reporting Power BI @Emmanuelle Cuminal

☑ Le Reporting connectĂ©

Dans certains cas, par exemple en utilisant des outils comme Google Sheets et Google Slide, ou bien Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint, il y a une possibilité de créer des liaisons entre le fichier source (Excel ou Sheets), et le fichier servant à la visualisation du rapport de Reporting (Slide ou PowerPoint).

Ceci amĂšne plusieurs avantages :

  • Communiquer sur les outils comprĂ©hensibles par tous, et garder la main sur les fichiers plus complexes, sans perturber la visualisation des donnĂ©es.
  • Partager l’accĂšs sur les parties pertinentes des fichiers ou prĂ©sentations.
  • Rendre la visualisation des indicateurs plus digeste et lui donner plus de clartĂ©.
  • Mieux cibler le public visĂ© par le rapport de donnĂ©es.

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Emmanuelle CUminal

Emmanuelle Cuminal, Consultante en contrÎle de gestion et certifiée Data Analyst.

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