Le Reporting est un outil de contrĂŽle et de communication essentiel pour les entrepreneurs qui permet de rendre compte des performances de l’entreprise Ă travers un rapport de donnĂ©es.
â Le but du ReportingÂ
Le Reporting rĂ©sulte d’un juste retour des dĂ©lĂ©gations qui ont Ă©tĂ© accordĂ©es entre deux niveaux de responsabilitĂ©s : par exemple un manager fait confiance Ă un de ses collaborateurs en lui dĂ©lĂ©guant une mission, en contrepartie il lui demande un reporting de son activitĂ©, Ă travers des indicateurs dĂ©finis au prĂ©alable. La prĂ©sentation de ce rapport permet de dĂ©finir ou d’ajuster la stratĂ©gie de l’entreprise.
Le Reporting est donc trĂšs utile pour informer la hiĂ©rarchie des rĂ©sultats d’un service, d’une activitĂ©, d’un produit, d’une entreprise, etc.
Le Reporting est également utilisé par les équipes qui peuvent ainsi analyser et comprendre leurs résultats et mettre en place des actions correctives en interne.
â Les indicateurs Ă suivre (KPI)
La premiÚre étape pour créer un Reporting réside dans la recherche des indicateurs de performances, qui doivent remplir quatre caractéristiques :
- La disponibilitĂ© : Ătre faciles Ă obtenir.
- La contingence : Ătre ancrĂ©s dans le contexte actuel, au niveau des attentes et de la situation.
- La synthĂ©tisation : L’ensemble des indicaturs doit couvrir une image globale des activitĂ©s du service ou de la personne concernĂ©e.
- La pertinence : Répondre au bon moment et aux besoins adéquats.
Voici un article complémentaire pour bien définir ces indicateurs : Definir-les-bons-indicateurs-de-performance-kpi
Afin d’alimenter les indicateurs prĂ©citĂ©s, il faut bien entendu de la “matiĂšre”, Ă travers des donnĂ©es de qualitĂ© :
- Des données existantes.
- Des données accessibles aux personnes chargées de les collecter.
- Des données rapides à obtenir, dans les délais impartis.
đĄ Conseil : Pensez Ă noter ces informations pour chaque indicateur sous forme de tableau, elles vous seront utiles pour actualiser ou optimiser votre outil de Reporting :
-
- La périodicité de collecte.
- La personne responsable de la collecte.
- Le lieu et mode de collecte.
- Le type d’information Ă rĂ©cupĂ©rer.
â Quelques rĂšgles pour un rapport efficace
Un Reporting efficace est un Reporting utilisĂ©, ainsi ce rapport doit ĂȘtre simple et rapide Ă interprĂ©ter.
Il existe quelques rĂšgles de base afin de crĂ©er un rapport pertinent, clair, et qui donne envie de s’impliquer.
đč La forme du rapport :
- Le Reporting doit respecter la charte graphique du client / de l’entreprise.
- Le Reporting doit ĂȘtre synthĂ©tique et visuel.
- Le Reporting doit inclure des graphiques pertinents.
- Le Reporting doit respecter un certains code couleurs (trop de couleurs rend le rapport illisible).
đč Sur le fond du rapport :
- Le Reporting doit ĂȘtre comprĂ©hensible par tous les destinataires.
- L’objectif du Reporting doit ĂȘtre correctement dĂ©fini et respectĂ©.
- Le nombre d’indicateurs dans le Reporting doit ĂȘtre limitĂ© (“trop d’informations tue l’information”).
- La procĂ©dure de recueil des donnĂ©es pour le Reporting doit ĂȘtre automatisĂ©e au maximum afin de limiter le risque d’erreur.
- Il est judicieux de demander un avis externe pendant la création du Reporting, pour avoir un feedback avant de finaliser et préseter votre outil.
â Quels graphiques utiliser dans le Reporting ?
Vous pouvez insérer des types de graphiques différents dans votre Reporting : diagramme en barres, courbe, camembert, etc.
Mais vous devez toujours choisir un graphique en fonction des informations que vous souhaitez mettre en avant et celles qui sont secondaires pour l’analyse.
- La rĂ©partition permet de visualiser les valeurs prises par une information, sur un rĂ©fĂ©rentiel donnĂ©. Par exemple la pyramide des Ăąges, qui peut ĂȘtre illustrĂ©e par un histogramme.
- Afin de positionner un ensemble par rapport Ă d’autres ensembles, on peut le reprĂ©senter Ă l’aide d’un graphique Ă barres.
- Pour donner une évolution, visualiser comment une information varie au fur et à mesure du temps, les graphiques adéquats sont les colonnes ou les courbes.
- Pour mettre en évidence une corrélation entre 2 informations, on utilise la double courbe par exemple.
- DĂ©composition d’informations : dans ce cas il s’agit de faire apparaitre la part relative des diffĂ©rents composants d’un ensemble, l’idĂ©al Ă©tant le camembert.
Les graphiques utilisĂ©s doivent dans tous les cas comporter titre/lĂ©gende/axes, ne pas ĂȘtre surchargĂ©s, disposer d’une Ă©chelle adaptĂ©e et bien distinguer les sĂ©ries entre elles le cas Ă©chĂ©ant.
De maniĂšre gĂ©nĂ©rale les histogrammes et barres doivent ĂȘtre utilisĂ©s pour les variables discrĂštes avec sĂ©ries courtes (jusqu’Ă 10 valeurs), et les courbes pour les variables continues avec sĂ©ries longues.
Il ne faut pas oublier non plus les autres Ă©lĂ©ments d’illustration autres que les graphiques classiques, c’est Ă dire l’utilisation de symboles ou de codes couleurs Ă l’intĂ©rieur des tableaux de bord, les cartographies, ou encore les avertisseurs colorĂ©s, avec mise en forme conditionnelle.
Tous ces outils doivent bien entendu servir la visualisation des donnĂ©es, qui reste l’objectif principal d’un Reporting efficace.
â Quel outil choisir pour construire un Reporting ?
Bien qu’il existe de nombreux logiciels de rapport de donnĂ©es en ligne : Pentaho, EMAsphere, MyReport ,Finthesis, etc. Utiliser un logiciel en interne permet une mise en place et une utilisation plus flexible du Reporting et plus donc plus personnalisĂ©e et en accord avec les besoins spĂ©cifiques de l’entreprise.
Les outils les plus utilisés sont Excel, PowerBI et Looker (Google). Il est également possible de se connecter à plusieurs sources de données différentes et de les combiner via ces outils.

â Le Reporting connectĂ©
Dans certains cas, par exemple en utilisant des outils comme Google Sheets et Google Slide, ou bien Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint, il y a une possibilité de créer des liaisons entre le fichier source (Excel ou Sheets), et le fichier servant à la visualisation du rapport de Reporting (Slide ou PowerPoint).
Ceci amĂšne plusieurs avantages :
- Communiquer sur les outils compréhensibles par tous, et garder la main sur les fichiers plus complexes, sans perturber la visualisation des données.
- Partager l’accĂšs sur les parties pertinentes des fichiers ou prĂ©sentations.
- Rendre la visualisation des indicateurs plus digeste et lui donner plus de clarté.
- Mieux cibler le public visé par le rapport de données.
Cet article vous a plu ? Suivez-moi sur LinkedIn pour dâautres contenus et Ă©changes sur le monde du contrĂŽle de gestion ! Et Ă trĂšs bientĂŽt avec de nouveaux articles.
Emmanuelle Cuminal, Consultante en contrÎle de gestion et certifiée Data Analyst.
Création de Tableau de bord et Reporting 100% personnalisés avec analyse.