Entrepreneurs, suivez vos performances avec un Reporting !

Le Reporting est un outil de contrôle et de communication essentiel pour les entrepreneurs qui permet de rendre compte des performances de l’entreprise à travers un rapport de données.

 

☑ Le but du Reporting 

Le Reporting résulte d’un juste retour des délégations qui ont été accordées entre deux niveaux de responsabilités : par exemple un manager fait confiance à un de ses collaborateurs en lui déléguant une mission, en contrepartie il lui demande un reporting de son activité, à travers des indicateurs définis au préalable. La présentation de ce rapport permet de définir ou d’ajuster la stratégie de l’entreprise.

Le Reporting est donc très utile pour informer la hiérarchie des résultats d’un service, d’une activité, d’un produit, d’une entreprise, etc.

Le Reporting est également utilisé par les équipes qui peuvent ainsi analyser et comprendre leurs résultats et mettre en place des actions correctives en interne.

 

☑ Les indicateurs à suivre (KPI)

La première étape pour créer un Reporting réside dans la recherche des indicateurs de performances, qui doivent remplir quatre caractéristiques :

• La disponibilité : Être faciles à obtenir.
• La contingence : Être ancrés dans le contexte actuel, au niveau des attentes et de la situation.
• La synthétisation : L’ensemble des indicaturs doit couvrir une image globale des activités du service ou de la personne concernée.
• La pertinence : Répondre au bon moment et aux besoins adéquats.

Voici un article complémentaire pour bien définir ces indicateurs : Definir-les-bons-indicateurs-de-performance-kpi

Afin d’alimenter les indicateurs précités, il faut bien entendu de la « matière », à travers des données de qualité :

• Des données existantes.
• Des données accessibles aux personnes chargées de les collecter.
• Des données rapides à obtenir, dans les délais impartis.

💡 Conseil : Pensez à noter ces informations pour chaque indicateur sous forme de tableau, elles vous seront utiles pour actualiser ou optimiser votre outil de Reporting :

• • La périodicité de collecte.
  • La personne responsable de la collecte.
  • Le lieu et mode de collecte.
  • Le type d’information à récupérer.

 

☑ Quelques règles pour un rapport efficace

Un Reporting efficace est un Reporting utilisé, ainsi ce rapport doit être simple et rapide à interpréter.

Il existe quelques règles de base afin de créer un rapport pertinent, clair, et qui donne envie de s’impliquer.

🔹 La forme du rapport :

• Le Reporting doit respecter la charte graphique du client / de l’entreprise.
• Le Reporting doit être synthétique et visuel.
• Le Reporting doit inclure des graphiques pertinents.
• Le Reporting doit respecter un certains code couleurs (trop de couleurs rend le rapport illisible).

🔹 Sur le fond du rapport :

• Le Reporting doit être compréhensible par tous les destinataires.
• L’objectif du Reporting doit être correctement défini et respecté.
• Le nombre d’indicateurs dans le Reporting doit être limité (« trop d’informations tue l’information »).
• La procédure de recueil des données pour le Reporting doit être automatisée au maximum afin de limiter le risque d’erreur.
• Il est judicieux de demander un avis externe pendant la création du Reporting, pour avoir un feedback avant de finaliser et préseter votre outil.

 

☑ Quels graphiques utiliser dans le Reporting ?

Vous pouvez insérer des types de graphiques différents dans votre Reporting : diagramme en barres, courbe, camembert, etc.

Mais vous devez toujours choisir un graphique en fonction des informations que vous souhaitez mettre en avant et celles qui sont secondaires pour l’analyse.

• La répartition permet de visualiser les valeurs prises par une information, sur un référentiel donné. Par exemple la pyramide des âges, qui peut être illustrée par un histogramme.
• Afin de positionner un ensemble par rapport à d’autres ensembles, on peut le représenter à l’aide d’un graphique à barres.
• Pour donner une évolution, visualiser comment une information varie au fur et à mesure du temps, les graphiques adéquats sont les colonnes ou les courbes.
• Pour mettre en évidence une corrélation entre 2 informations, on utilise la double courbe par exemple.
• Décomposition d’informations : dans ce cas il s’agit de faire apparaitre la part relative des différents composants d’un ensemble, l’idéal étant le camembert.

Les graphiques utilisés doivent dans tous les cas comporter titre/légende/axes, ne pas être surchargés, disposer d’une échelle adaptée et bien distinguer les séries entre elles le cas échéant.

De manière générale les histogrammes et barres doivent être utilisés pour les variables discrètes avec séries courtes (jusqu’à 10 valeurs), et les courbes pour les variables continues avec séries longues.

Il ne faut pas oublier non plus les autres éléments d’illustration autres que les graphiques classiques, c’est à dire l’utilisation de symboles ou de codes couleurs à l’intérieur des tableaux de bord, les cartographies, ou encore les avertisseurs colorés, avec mise en forme conditionnelle.

Tous ces outils doivent bien entendu servir la visualisation des données, qui reste l’objectif principal d’un Reporting efficace.

 

☑ Quel outil choisir pour construire un Reporting ?

Bien qu’il existe de nombreux logiciels de rapport de données en ligne : Pentaho, EMAsphere, MyReport ,Finthesis, etc. Utiliser un logiciel en interne permet une mise en place et une utilisation plus flexible du Reporting et plus donc plus personnalisée et en accord avec les besoins spécifiques de l’entreprise.

Les outils les plus utilisés sont Excel, PowerBI et Looker (Google). Il est également possible de se connecter à plusieurs sources de données différentes et de les combiner via ces outils.

 

☑ Le Reporting connecté

Dans certains cas, par exemple en utilisant des outils comme Google Sheets et Google Slide, ou bien Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint, il y a une possibilité de créer des liaisons entre le fichier source (Excel ou Sheets), et le fichier servant à la visualisation du rapport de Reporting (Slide ou PowerPoint).

Ceci amène plusieurs avantages :

• Communiquer sur les outils compréhensibles par tous, et garder la main sur les fichiers plus complexes, sans perturber la visualisation des données.
• Partager l’accès sur les parties pertinentes des fichiers ou présentations.
• Rendre la visualisation des indicateurs plus digeste et lui donner plus de clarté.
• Mieux cibler le public visé par le rapport de données.

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Emmanuelle Cuminal, Consultante en contrôle de gestion et certifiée Data Analyst.

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